Zapytanie Ofertowe na zadanie na Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych przetwarzanych w Urzędzie Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie

                                                                                            Kąty Wrocławskie dnia , 13-01-2022  r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Gmina Kąty Wrocławskie zaprasza do składania ofert na zadanie pod nazwą:

„Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych przetwarzanych w Urzędzie Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie w roku 2022”

1.  ZAMAWIAJĄCY

 GMINA KĄTY WROCŁAWSKIE

Rynek — Ratusz I

55-080 Kąty Wrocławskie

Urzad@katywroclawskie.pl

2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Postępowanie prowadzone będzie z wyłączeniem przepisów ustawy  na podstawie art. 2 ust1 pkt 1. ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 11 września 2019  roku (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn.zm  ), dla którego wartość nieprzekraczającej 130 000,00 zł netto

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

3.1 Rodzaj zamówienia: Usługa

Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień CPV: 723 10000-1 usługi przetwarzania danych

3.2 Przedmiot zamówienia

1. 1. Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie , w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) na zasadach określonych w obowiązujących przepisach.
   2. Zadania Inspektora Ochrony Danych określone w obowiązujących przepisach prawa, w tym w szczególności określone art. 39 Rozporządzenia RODO, tj.:
      1. 1. informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia oraz innych przepisów Unii państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
         2. monitorowanie przestrzegania rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
         3. udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35;
         4. współpraca z organem nadzorczym Zamawiającego;
         5. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36, oraz w stosownych przypadkach prowadzenia konsultacji we wszelkich innych sprawach.

3.3 Obowiązki Inspektora Ochrony Danych:

1. 1. Inspektor musi wypełniać swoje obowiązki w oparciu o Ustawę z dnia 10.05.2018 o Ochronie Danych Osobowych oraz o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej; RODO);
   2. wypełnianie swoich zadań z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania;
   3. systematyczna analiza przepisów i tworzenie wytycznych w obszarze ochrony danych osobowych dla celów biznesowych;
   4. opracowywanie, opiniowanie oraz doprowadzanie do zawierania umów w przedmiocie powierzania danych osobowych;
   5. weryfikacja, aktualizacja dokumentacji i wewnętrznych procedur dotyczących przetwarzania danych osobowych;
   6. doradztwo merytoryczne oraz prowadzenie szkoleń na temat wytycznych, rekomendacji i dobrych praktyk z zakresu ochrony danych osobowych;
   7. okresowe prowadzenie audytów w zakresie ochrony danych osobowych oraz opracowywanie raportów wraz z rekomendacjami i zleceniami, gdzie dane osobowe są przetwarzane;
   8. wykonywanie czynności związanych z zapewnieniem prawa dostępu do danych;
   1. nadzorowanie działań Administratora w zakresie przestrzegania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO);
   10. współpraca z Administratorem w celu ciągłego dostosowywania organizacji do nowych wytycznych, rekomendacji i dobrych praktyk dotyczących ochrony danych osobowych;
   11. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 RODO, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach;
   12. prowadzenie korespondencji z organem nadzorczym, udział w kontrolach organu nadzorczego oraz współpraca z organem nadzorczym
   13. prowadzenie korespondencji z organem nadzorczym, udział w kontrolach organu nadzorczego oraz współpraca z organem nadzorczym
   14. Prowadzenie rejestrów wynikających z dokumentów wewnętrznych Zamawiającego i obowiązujących przepisów prawa.
   15. Odpowiadać na bieżąco na zapytania pracowników Zamawiającego dotyczących tematyki ochrony danych osobowych i wykonania obowiązków Administratora, w tym przygotowywać pisemne informacje na żądanie kierownika merytorycznego Wydziału Urzędu Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie.
   16. Obsługa adresu mailowego przeznaczonego do kontaktów z Zamawiającym jako Administratorem.
   17. Prowadzenie rejestrów wynikających z dokumentów wewnętrznych.

3.4 Ponadto Inspektor Ochrony Danych jest zobowiązany przyjeżdżać do siedziby Urzędu Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie  zgodnie z zapisami w umowie w § 3 pkt 2 . W pozostałym zakresie będzie dostępny w dni robocze od godz. 8.00 do godz. 15.00 pod wskazanym numerem telefonu i adresem e-mail.

3.5 Inspektor Ochrony danych zobowiązany jest podpisać Umowę Powierzania Danych Osobowych.

3.6 W ramach wykonywanych zadań inspektor zobowiązany jest zapewnić zastępstwo Inspektora Ochrony Danych na czas swojej nieobecności Zamawiającego.

4.TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Czas wykonywania usługi: od dnia zawarcia umowy do 31 grudnia 2022 roku.

5.OPIS KRYTERIÓW ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT:

Przy wyborze ofert Zamawiający będzie kierował się kryterium: Cena – 100 %

6.WARUNKI STAWIANE WYKONAWCY ORAZ OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY JAKIE MA DOSTARCZYĆ WYKONAWCA W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW

6.1 WARUNKI STAWIANE WYKONAWCY

6.1.1 O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

a) Wykonawca dysponuje odpowiednim potencjałem osobowym. Inspektor Ochrony Danych posiada co najmniej:

6.1.1.1 szkolenia, kursy z zakresu RODO, ukończone po 28 maja 2018 roku

6.1.1.2 wykształcenie wyższe (licencjat lub magister)

6.1.1.3 Referencje z co najmniej  jednej jednostki  samorządu terytorialnego  szczebla gminnego tj. urzędu miasta lub urzędu gminy ,potwierdzające  pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych  po 28 maja 2018 roku .

Inspektor ochrony danych powinien dysponować wiedzą i doświadczeniem, które pozwalają na rzetelne i profesjonalne wykonanie swoich zadań oraz posiadać odpowiednie kwalifikacje.

6.4 WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

6.4.1 Każdy z wykonawców ma obowiązek złożyć wraz z formularzem oferty następujące oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu: a) wykaz osób - załącznik nr 2.

6.4.2 Po otwarciu ofert, a przed podpisaniem umowy, Zamawiający wzywa wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę o przesłanie w formie elektronicznej (mailem) oświadczenia , które stanowi załącznik nr 1 do wzoru umowy. Powyższe oświadczenie należy dostarczyć w oryginale do Urzędu Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie przed podpisaniem umowy. Ponadto do wglądu należy dostarczyć dokumenty  dotyczące odbytych studiów szkoleń kursów wykształcenia.

7. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT

7.1 Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

7.2 Ofertę należy przygotować zgodnie z powyższym ogłoszeniem o zamówieniu.

7.3 Formularz oferty musi być sporządzony według wzoru formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 .

7.4 Wykonawca składa/przesyła ofertę w zamkniętej kopercie opisaną w następujący sposób:

-NIE OTWIERAĆ przed 21.01.2022 godziną 15:00, oferta na zadanie pod nazwą: „Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych przetwarzanych w Urzędzie Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie w 2022  roku."

7. 7.5 Do oferty (formularza ofertowego) należy załączyć następujące załączniki:
   5. 1. dokumenty i oświadczenia o których mowa w pkt 6.4
      2. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej;

7.6 Zamawiający zaleca, aby ofertę wraz z wszelkimi załącznikami drukować na papierze formatu A4, złożyć na pół do formatu A5 i wysłać w kopercie C5 (powyższe pakowanie ułatwia archiwizację ofert zamawiającemu). Prosimy o nie bindowanie ofert oraz o niedołączanie wzoru umowy.

8. MIEJSCE 1 TERMIN SKŁADANIA OFERTY

8.1 . Oferty należy złożyć do 21.01.2022 roku do godziny 15:00 w formie: pocztą, kurierem lub osobiście w siedzibie Zamawiającego, Biuro Obsługi Klienta pokój nr 10 Liczy się data wpływu do Urzędu Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie

8.2. Informacja dotycząca rozstrzygnięcia zapytania będzie zamieszczona na BIP .

9. SPOSÓB OBLICZANIA CENY

9.1. Podana cena musi zawierać cenę brutto (czyli zawierać podatek VAT).

9.2 W cenę należy wliczyć zysk Wykonawcy, oraz wszelkie niezbędne koszty do realizacji zamówienia.

9.3 Cena musi być podana w polskich złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

9.4 Podana przez Wykonawcę cena jest ceną ryczałtową.

10. INFORMACJA O WYBORZE OFERTY / UNIEWAŻNIENIU POSTĘPOWANIA

10.1 Zamawiający zamieszcza informację z wyboru najkorzystniejszej oferty / unieważnieniu postępowania na swojej stronie internetowej Bip.

10.2 Zamawiający informuje tylko Wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę -informacja jest wysyłana na adres mailowy wskazany w formularzu oferty.

10.3 Pozostali Wykonawcy składający ofertę są zobowiązani do sprawdzania strony BIP Zamawiającego.

10.4 Zamawiającemu przysługuje prawo pozostawienia niniejszego postępowania bez rozstrzygnięcia bez rozstrzygnięcia  bez podawania uzasadnienia .

11. WYJAŚNIENIA TREŚCI OGŁOSZENIA (ZAPYTANIA WYKONAWCÓW)

11.1 Wszelkie zapytania powinny być kierowane drogą mailową na adres wskazany w pkt l ,

11.2 Odpowiedź zostanie umieszczona na stronie internetowej lub przesłana do Wykonawcy. 1 1,3. Zapytanie należy przesłać nie później niż 24 h przed terminem składania ofert. Zapytania wysłane w późniejszym czasie Zamawiający może pozostawić bez odpowiedzi.

12. INNE

12.1 Wykonawcy składający oferty w powyższym postępowaniu zobowiązani są do śledzenia wszelkich zmian, wyjaśnień pojawiających się na stronie Zamawiającego.

12.2 Wykonawca nie może mieć roszczeń w stosunku do Zamawiającego, w przypadku zmian w ogłoszeniu o zamówieniu i innych dokumentach zmienionych przed terminem otwarcia ofert.

12.3 Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Załączniki ;

Załącznik numer 1 : formularz ofertowy

Załącznik numer 2 :wykaz osób

Załącznik numer 3 :wzór umowy