Zapytanie ofertowe na dostawę i wdrożenie systemu informatycznego wspomagania prac Rady Miejskiej w Kątach Wrocławskich oraz Biura Rady

Kąty Wrocławskie, dnia 14.10.2016

OR.1333.29.2016-2

Dotyczy: Zapytanie ofertowe na realizację dostawy i wdrożenia systemu informatycznego wspomagania prac Rady Miejskiej w Kątach Wrocławskich oraz Biura Rady.

Wartość zamówienia – poniżej 30 tyś. euro netto, tryb udzielenia zamówienia zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2015.2164 j.t. z dnia 2015.12.22)

I. Zamawiający

Gmina Kąty Wrocławskie

ul. Rynek Ratusz 1

55-080 Kąty Wrocławskie

tel. 71 390 72 22

fax 71 390 72 01

mail: or@katywroclawskie.pl   

http://www.katywroclawskie.pl      

NIP: 913-00-05-147

II. Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest:

1. dostawa systemu informatycznego działającego w oparciu o infrastrukturę techniczną Wykonawcy z dostępem dla użytkowników poprzez sieć Internet wraz z roczną licencją na jego użytkowanie, umożliwiającego kompleksowe zarządzanie pracami Rady Miejskiej w Kątach Wrocławskich, obsługę posiedzeń Komisji oraz obrad Rady Miejskiej wraz z przechowywaniem gromadzonych danych oraz kopii bezpieczeństwa na serwerach wykonawcy;
2. dostarczenie 5 licencji dostępowych do systemu dla pracowników Biura Rady Miejskiej i administratorów;
3. dostarczenie 21 licencji dostępowych do systemu dla Radnych.

2. Określa się następujące wymagania dla ww. systemu informatycznego

Wymagania funkcjonalne:

1. Przygotowywanie i elektroniczna dystrybucja porządku obrad dla posiedzeń Rady Miejskiej oraz Komisji wraz z materiałami dla radnych poprzez konto użytkownika w systemie,
2. możliwość dodawania do porządku obrad załączników w postaci elektronicznej takich jak projekty uchwał, załączniki do uchwał, mapy, prezentacje itp.,
3. możliwość edytowania porządku obrad w trakcie posiedzeń,
4. zarządzenie bazą kontaktów i wewnętrzną komunikacją między Biurem Rady,
   a radnymi z możliwością przesyłania wiadomości poprzez e-mail i/lub SMS,
5. archiwizowanie przesyłanych wiadomości w systemie z możliwością sprawdzenia historii korespondencji oraz potwierdzeń odbioru wiadomości SMS,
6. drukowanie materiałów sesyjnych,
7. dostęp do systemu z używanych przez Zamawiającego komputerów (z zainstalowanym MS Windows 7/8/10 32/64-bit lub nowszych) umożliwiający:
   • sprawdzenie kalendarium posiedzeń nadchodzących oraz archiwalnych,
   • przeglądanie porządków obrad i wyników głosowań,
   • pobieranie i przeglądanie załączników,
   • udział w głosowaniu dla radnych- oddawanie głosów,
   • zgłaszanie się do dyskusji i przeglądanie listy osób planujących wypowiedź w danej sprawie,
8. elektroniczna obsługa posiedzeń Komisji i Rady Miejskiej poprzez:
   • elektroniczną rejestrację radnych zgłaszających pytania do wnioskodawców projektów uchwał i innych materiałów będących przedmiotem obrad,
   • elektroniczną rejestrację radnych zgłaszających się do dyskusji nad projektami uchwał i innymi materiałami będącymi przedmiotem obrad,
   • elektroniczną rejestracje wniosków formalnych,
   • elektroniczną obsługę głosowań Rady Miejskiej (głosowania jawne imienne, głosowania niejawne),
   • Prezentację porządku obrad oraz dostęp do załączników w czasie posiedzenia,
   • Prezentację przedmiotu głosowania, listy osób uprawnionych do głosowania i wyników głosowania w czasie posiedzenia,
   • możliwość ustawienia czasu wypowiedzi oraz wyświetlanie w czasie posiedzenia licznika czasu wypowiedzi  i komunikatu o przekroczeniu czasu wypowiedzi,
   • zatwierdzanie uchwał,
   • przygotowanie projektów protokołu z posiedzeń z automatycznym przekazywaniem wyników głosowań do projektu protokołu,
   • sporządzanie raportu obecności z możliwością przekazania go do projektu protokołu,
1. publikacja materiałów sesyjnych oraz wyników przeprowadzonych głosowań w Internecie w oparciu o infrastrukturę techniczną Wykonawcy.

Wymagania techniczne:

1. Zgodność technologiczna dostarczonego oprogramowania ze środowiskiem informatycznym Zamawiającego:
   1. Obsługa posiedzeń Komisji i Rady Miejskiej będzie prowadzona z wykorzystaniem komputerów z systemem operacyjnym Microsoft Windows (wersje 7/8/10 dla architektury 32/64-bitowej lub nowszych)
   2. Oprogramowanie będzie uruchamiane w przeglądarkach internetowych Mozilla Firefox, Internet Explorer, Chrome, Safari.

Inne wymagania:

1. Zapewnienie regularnych aktualizacji w oparciu o potrzeby Rady w szczególności o przestrzeganie zapisów ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
   (Dz.U.2016.446 j.t. późn. zm.).
2. Zapewnienie zgodności z zapisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2016.922 j.t. z późn. zm.) i rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024).
3. Udostępnienie oprogramowania serwerowego w infrastrukturze informatycznej Wykonawcy.
4. Przechowywanie danych na serwerach znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
5. Udostępnienie kopii zapasowej oprogramowania oraz danych wprowadzonych przez Zamawiającego na żądanie Zamawiającego.
6. Zapewnienie ciągłości funkcjonowania oprogramowania w szczególności w okresie udostępniania materiałów elektronicznych radnym oraz podczas obrad sesji i komisji Rady Miejskiej. Wykonawca zobowiązuje się do powiadamiania Zamawiającego o wszelkich pracach serwisowych uniemożliwiających korzystanie z w/w systemu na 5 dni roboczych przed ich wykonaniem.
7. Świadczenie usługi wsparcia technicznego w zakresie przedmiotu umowy poprzez kontakt telefoniczny lub korespondencję za pośrednictwem poczty elektronicznej od godziny 8.00 do 15.00 od poniedziałku do piątku z wyjątkiem świąt i innych dni ustawowo wolnych od pracy. W przypadku sesji i innych posiedzeń odbywających się poza godzinami świadczenie usługi na warunkach ogólnych umożliwienie wsparcia technicznego po uprzednim zgłoszeniu (3 dni wcześniej) takiej prośby.
8. Objęcie serwisem ww. systemu informatycznego i usuwanie wszelkich nieprawidłowości zgłoszonych przez Zamawiającego, a wynikających z przyczyn, za które Wykonawca odpowiada, przy zachowaniu następujących terminów: 3 dni robocze w przypadku oprogramowania i 2 godziny w przypadku hostingu na serwerach Wykonawcy.
9. Dostarczenie instrukcji dla użytkowników i administratorów systemu.
10. Wdrożenie systemu, w tym instalacja/konfiguracja oprogramowania na komputerach zamawiającego jeśli jest wymagana oraz przeszkolenie użytkowników w siedzibie Zamawiającego: w tym szkolenia radnych, pracowników Biura Rady i administratorów Systemu.

3. Termin uruchomienia oprogramowania do dnia 31 października, termin przeszkolenia użytkowników po ustaleniu z Wykonawcą jednak nie później niż do dnia 20 listopada 2016r.

III.  Termin związania ofertą

1.      Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 14 dni od upływu terminu składania ofert.

2.      Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

IV.  Sposób przygotowania oferty

1.      Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, w formie pisemnej, na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania. Zamawiający dopuszcza składania ofert w formie elektronicznej.

2.      Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę na dane zadanie. Złożenie większej liczby ofert lub złożenie oferty zawierającej propozycje alternatywne spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Oferenta.

3.      Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent.

4.      Oferent nie może wycofać oferty po upływie terminu składania ofert.

5.      Oferty które nie będą spełniać wymogów określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym zostaną przez Zamawiającego odrzucone.

6.      Oferta i wszystkie wymagane załączniki powinny być:

·    podpisana czytelnie przez Oferenta lub upoważnionego przedstawiciela Oferenta. Upoważnienie do podpisania oferty winno być dołączone do oferty, o ile nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Oferenta,

·    opatrzone pieczęcią firmową Oferenta,

·    posiadać datę sporządzenia,

·    zawierać dane o adresie lub siedzibie Oferenta, numer NIP i dane kontaktowe (telefon, faks, adres email) Oferent,

·    wszystkie strony oferty i załączników ponumerowane i opieczętowane pieczęcią firmy, wszelkie poprawki treści oferty powinny być naniesione czytelnie i opatrzone podpisem osoby uprawnionej.

V. Termin i miejsce składania ofert

1.   Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego w Biurze Obsługi Klienta – parter pokój 10, ul. Rynek 1, 55-080 Kąty Wrocławskie lub na adres e-mail: or@katywroclawskie.pl. Dla ofert przesłanych do Zamawiającego, liczy się data i godzina dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego, w przypadku poczty elektronicznej data i godzina dostarczenia na serwer pocztowy zamawiającego.

2.      Termin składania ofert upływa dnia  21 października 2016 roku o godz. 10:00. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po tym terminie nie będą rozpatrywane.

3.      Zapytanie ofertowe podane zostało do publicznej wiadomości poprzez publikację na stronie BIP http://www.bip.katywroclawskie.pl.

VI. Kryteria oceny oferty

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

1. Oferowana cena stanowi  100 % kryterium wyboru.

VII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający niezwłocznie powiadomi wszystkich Oferentów za pośrednictwem strony internetowej: www.bip.katywroclawskie.pl

Zamawiający powiadomi pisemnie Oferenta, który złożył ofertę najkorzystniejszą o terminie i miejscu zawarcia umowy nie później niż do dnia 26.10.2016. 

VIII. Osoby upoważnione do kontaktu ze strony Zamawiającego

Andrzej Krysmalski, tel. +48 71 390 72 22  faks: +48 71 390 71 63

Dariusz Pacyna, tel. +48 71 390 72 23  faks: +48 71 390 71 63

e-mail: or@katywroclawskie.pl

IX. Dodatkowe informacje

·     Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania bez wybrania jakiejkolwiek z ofert. 

·     Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.

·     Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

·     Zamawiający nie przewiduje możliwości prowadzenia rozliczeń w walutach obcych, wszystkie rozliczenia finansowe będą dokonywane wyłącznie w złotych polskich (PLN).

•       Wniesienie zastrzeżeń do umowy po zakończeniu postępowania będzie traktowane przez Zamawiającego jako uchylanie się Oferenta od zawarcia umowy.

X. Załączniki

Załącznik nr 1 – formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – wzór umowy

Sprawę prowadzi: Andrzej Krysmalski

Telefon: (71) 390-72-22

Email: or@katywroclawskie.pl