Zapytanie ofertowe nr OR.271.2.2016-1 dotyczące świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w roku 2017.

Kąty Wrocławskie, dnia 15.12.2016

Zapytanie ofertowe nr OR.271.2.2016-1

dotyczące świadczenia usług pocztowych

w obrocie krajowym i zagranicznym w roku 2017

I. ZAMAWIAJĄCY.

Gmina Kąty Wrocławskie

ul. Rynek – Ratusz 1

Kąty Wrocławskie

NIP: 913-000-51-47

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA.

Kategoria przedmiotu zamówienia zgodna ze Wspólnym Słownikiem Zamówień (CPV):

64.11.00.00-0 – usługi pocztowe.

60.00.00.0-8 –   usługi transportowe (z wyłączeniem odpadów).

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie w roku 2017 dla Gminy Kąty Wrocławskie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na podstawie ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2016r. poz. 1113 j. t.). oraz przepisów wykonawczych.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w szczególności  polegających na:

2.1. Przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych, priorytetowych, krajowych i zagranicznych, w tym paczek, a w razie niemożności ich doręczenia, zwrocie tych przesyłek Zamawiającemu - zwroty będą rozliczane zgodnie z aktualnymi cennikami Wykonawcy;

2.2. Dostarczaniu przez Wykonawcę przesyłek pocztowych do każdego wskazanego przez Zamawiającego miejsca w kraju i za granicą;

2.3. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się:

a) przesyłki listowe nierejestrowane krajowe i zagraniczne o wadze do 2.000g,

b) przesyłki listowe rejestrowane nadane i doręczane za pokwitowaniem za potwierdzeniem odbioru o wadze do 2.000g krajowe i zagraniczne,

c) przesyłki listowe rejestrowane krajowe o wadze do 2.000g nadane i doręczane z potwierdzeniem odbioru spełniające wymogi art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23 j. t.),

d) przesyłki listowe rejestrowane krajowe o wadze do 2.000g nadane i doręczane z potwierdzeniem odbioru spełniające wymogi art. 150 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2015 poz. 613 j.t.),

e) przesyłki listowe rejestrowane krajowe o wadze do 2.000g nadane i doręczane z potwierdzeniem odbioru spełniające wymogi art. 165 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964r – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1822 j. t.),

f) paczki pocztowe krajowe i zagraniczne,

g) przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe krajowe i zagraniczne o wadze do 2.000g,

h) przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe krajowe i zagraniczne o wadze do 2.000g,

i) przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe nadane i doręczane za pokwitowaniem za potwierdzeniem odbioru o wadze do 2.000g krajowe i zagraniczne.

2.4. Ilość i kategorie przesyłek:

Podane w poniższym zestawieniu ilości poszczególnych kategorii przesyłek mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania bądź zwiększenia ilości wskazanych przesyłek. Ilości poszczególnych przesyłek w ramach kategorii określonych poniżej mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Szacunkowe zapotrzebowanie przeznaczone jest wyłącznie do sporządzenia oferty i w żadnym przypadku nie stanowi ze strony Zamawiającego zobowiązania do realizacji usług w podanej ilości. Wykonawcy nie będzie przysługiwało jakiekolwiek roszczenie z tytułu niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek przez Zamawiającego w czasie trwania umowy. 

Usługi pocztowe

3. Warunki świadczenia usług:

3.1. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą.

3.2. Nadawane przez Nadawcę przesyłki będą dostarczane adresatom przez pracowników Operatora pocztowego, a w przypadku niemożliwości doręczenia odbierane przez adresatów we właściwie oznaczonych Placówkach pocztowych zlokalizowanych w każdej gminie w kraju.

3.3. Każda jednostka Wykonawcy musi spełniać niżej wymienione warunki:

1) czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy,

2) oznakowana w sposób widoczny „szyldem” z nazwą bądź logo Wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy,

3) gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy.

3.4. Nadawanie przesyłek odbywać się będzie w siedzibie Wykonawcy w dniu ich odbioru od Zamawiającego.

3.5. Zmiana dotycząca miejsca nadawania przesyłek, wymaga pisemnego uzgodnienia.

3.6. Przesyłki przeznaczone do nadania Wykonawca będzie odbierał z siedziby Zamawiającego, każdego dnia roboczego, w godzinach umożliwiających świadczenie usługi nadania przesyłki priorytetowej.

3.7. Sposób oznaczania przesyłek został opisany szczegółowo we wzorze umowy.

3.8 Urząd Gminy Kąty Wrocławskie musi figurować jako Nadawca przesyłek. Ponadto dopuszcza się, by jako Nadawca figurował Burmistrz Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie oraz Gmina Kąty Wrocławskie.

4. Zasady dokonywania rozliczeń i warunki płatności: podstawą zapłaty będzie faktura wystawiona przez Wykonawcę. Zapłata należności nastąpi w terminie 14 dni od daty otrzymania (daty wpływu) przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, przy czym za datę zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

6. Usługi, o których mowa w przedmiocie umowy świadczone są przez Wykonawcę w okresach rozliczeniowych obejmujących jeden miesiąc kalendarzowy.

7. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający dokonuje opłat na rzecz Wykonawcy z dołu

8. Wykonawca za wykonanie przedmiotu umowy wystawi fakturę VAT  w terminie 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego.

9. Wykonawca zapewni bezpłatnie formularze potwierdzeń odbioru z wyjątkiem formularzy zgodnych z Kodeksem Postępowania Administracyjnego oraz Ordynacją Podatkową.

III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU.

1. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy posiadają stosowne uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na obszarze RP w zakresie przedmiotu zamówienia, wydane na podstawie ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2016r. poz. 1113 j. t.).

2. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy wykonali lub wykonują w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie usługę/usługi polegające na świadczeniu usług pocztowych tj. przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych krajowych i zagranicznych:

- o łącznej wartości co najmniej 100.000 PLN brutto,

- o łącznej ilości minimum 30.500 sztuk przesyłek nadanych w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy.

Jeżeli potwierdzenie spełnienia warunku będzie wynikało z wielu usług, to przynajmniej jedna usługa musi opiewać na wartość co najmniej 25.000 PLN brutto.

3. Zamawiający wymaga aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się siedziba Zamawiającego. W przypadku nieposiadania przez Wykonawcę placówki nadawczej w miejscowości, w której siedzibę ma Zamawiający Wykonawca zobowiązuje się do:

- dostarczania przesyłek do siedziby Zamawiającego w dni robocze do godziny 10:00,

- odbieranie przesyłek pocztowych z siedziby Zamawiającego w dni robocze w godzinach 14:00 do 15:00.

Wymienione przedziały godzin mogą ulec zmianie po uzgodnieniu zmian z Wykonawcą przed podpisaniem umowy.

IV. WYKAZ DOKUMENTÓW JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY.

- wypełniona oferta z wypełnionym formularzem ofertowym (załącznik nr 1),

- zaakceptowany wzór umowy (załącznik nr 2),

- wykaz wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie – usług polegających na świadczeniu usług pocztowych tj. przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych krajowych i zagranicznych: (załącznik nr 3),

- wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej , zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe  (Dz. U. z 2016r. poz. 1113 j. t.);

V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA.

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od 01.01.2017r. do 31.12.2017r. lub wyczerpania kwoty środków finansowych  jakie Zamawiający przeznaczył na realizację przedmiotu zamówienia.  

VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY.

Oferta:

- musi zawierać cenę oferty uwzględniającą wszystkie koszty,

- musi zawierać wypełniony formularz ofertowy,

- powinna być opatrzona pieczątką firmową,

- powinna posiadać datę sporządzenia,

- powinna zawierać adres lub siedzibę Wykonawcy, numer telefonu, numer NIP,

- powinna być podpisana czytelnie przez Wykonawcę lub osobę przez niego upoważnioną.

VII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT.

1. Oferta powinna być przesłana na adres pocztowy Zamawiającego:

Gmina Kąty Wrocławskie

ul. Rynek - Ratusz 1

55-080 Kąty Wrocławskie

z dopiskiem: "Oferta na świadczenie usług pocztowych dla Gminy Kąty Wrocławskie w roku 2017” lub złożona osobiście do dnia 20.12.2016r. do godz. 12.00

2. O wyniku oceny ofert Wykonawcy powiadomieni zostaną drogą mailową. Wynik zostanie zamieszczony na stronie internetowej BIP Zamawiającego pod adresem http://bip.katywroclawskie.pl/ w zakładce Informacje -> Ogłoszenia

3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

5. Zapytanie ofertowe zostało zamieszczono na stronie internetowej Zamawiającego

http://bip.katywroclawskie.pl/ w zakładce Informacje -> Ogłoszenia

VIII. OCENA OFERT.

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

1 – cena 100%

Sposób obliczania ceny:

- cena ofertowa stanowi sumę kwoty brutto zaoferowanych cen jednostkowych za poszczególne przesyłki obliczona w formularzu ofertowym,

- Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszystkie koszty prac dotyczących realizacji przedmiotu zlecenia, które zostało opisanych w zapytaniu ofertowym oraz we wzorze umowy,

- ceny należy podać w polskich złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku,

- Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walutach obcych.

IX. INFORMACJA DODATKOWA.

1. W przypadku złożenia mniej niż dwóch ofert, Zamawiający zastrzega sobie możliwość zawarcia umowy z Wykonawcą, który złożył jedną ważną ofertę, lub ponowienia zapytania ofertowego.

2. Osoba upoważniona do kontaktu: Paweł Wojtecki tel.: 71/390-7-220, e-mail: or@katywroclawskie.pl

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ceny oraz warunków realizacji umowy złożonych ofert.

4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych oraz wariantowych.

5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podawania przyczyny.

ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 - formularz ofertowy

Załącznik nr 2 - wzór umowy

Załącznik nr 3 - wykaz usług

Sprawę prowadzi: Paweł Wojtecki

Telefon: (71) 390-72-20

Email: or@katywroclawskie.pl