Zapytanie ofertowe na pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych przetwarzanych w Urzędzie Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie w roku 2019- 2020
ZAPYTANIE OFERTOWE
udzielane na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro
Gmina Kąty Wrocławskie zaprasza do składania ofert na zadanie pod nazwą:
„Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych przetwarzanych w Urzędzie
Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie w roku 2019- 2020 "
- ZAMAWIAJĄCYc
GMINA KĄTY WROCŁAWSKIE
Rynek – Ratusz 1
55-080 Kąty Wrocławskie
sekretariat@katywroclawskie.pl - adres kontaktowy
- TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Postępowanie prowadzone będzie na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku (tj. Dz. U. z 2019r. poz. 1843), dla którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.
- OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Rodzaj zamówienia: Usługa
Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień CPV:
72310000-1 usługi przetwarzania danych
Przedmiot zamówienia
- Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie , w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) na zasadach określonych w obowiązujących przepisach.
- Zadania Inspektora Ochrony Danych określone w obowiązujących przepisach prawa, w tym w szczególności określone art. 39 Rozporządzenia RODO, tj.:
- informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia oraz innych przepisów Unii państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
- monitorowanie przestrzegania rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
- udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35;
- współpraca z organem nadzorczym Zamawiającego;
- pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36, oraz w stosownych przypadkach prowadzenia konsultacji we wszelkich innych sprawach.
3.3. Obowiązki Inspektora Ochrony Danych:
- Inspektor musi wypełniać swoje obowiązki w oparciu o Ustawę z dnia 10.05.2018 o Ochronie Danych Osobowych oraz o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej; RODO);
- wypełnianie swoich zadań z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania;
- systematyczna analiza przepisów i tworzenie wytycznych w obszarze ochrony danych osobowych dla celów biznesowych;
- opracowywanie, opiniowanie oraz doprowadzanie do zawierania umów w przedmiocie powierzania danych osobowych;
- weryfikacja, aktualizacja dokumentacji i wewnętrznych procedur dotyczących przetwarzania danych osobowych;
- doradztwo merytoryczne oraz prowadzenie szkoleń na temat wytycznych, rekomendacji i dobrych praktyk z zakresu ochrony danych osobowych;
- okresowe prowadzenie audytów w zakresie ochrony danych osobowych oraz opracowywanie raportów wraz z rekomendacjami i zleceniami, gdzie dane osobowe są przetwarzane;
- wykonywanie czynności związanych z zapewnieniem prawa dostępu do danych;
i) nadzorowanie działań Administratora w zakresie przestrzegania ogólnego
rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO);
j) współpraca z Administratorem w celu ciągłego dostosowywania organizacji do nowych wytycznych, rekomendacji i dobrych praktyk dotyczących ochrony danych osobowych;
k) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach
związanych z przetwarzaniem danych, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których
mowa w art. 36 RODO, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we
wszelkich innych sprawach;
1) prowadzenie korespondencji z organem nadzorczym, udział w kontrolach organu
nadzorczego oraz współpraca z organem nadzorczym;
ł) Prowadzenie rejestrów wynikających z dokumentów wewnętrznych.
- Ponadto Inspektor Ochrony Danych jest zobowiązany przyjeżdżać do siedziby Urzędu Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie 2 razy w miesiącu na 6 godzin, w terminie uzgodnionym
z Zamawiającym (najpóźniej na 7 dni przed spotkaniem). Dokumentem potwierdzającym obecność IOD będzie podpisany przez obie strony Protokół spotkania. W pozostałym zakresie będzie dostępny w dni robocze od godz. 8.00 do godz. 15.00 pod wskazanym numerem telefonu i adresem e-mail.
- Inspektor Ochrony danych zobowiązany jest podpisać Umowę Powierzania Danych Osobowych.
- W ramach wykonywanych zadań inspektor zobowiązany jest zapewnić zastępstwo Inspektora Ochrony Danych na czas swojej nieobecności Zamawiającego.
- TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Czas wykonywania usługi: od ………………….. 2019 roku do 31 grudnia 2020 roku.
- OPIS KRYTERIÓW ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT:
Przy wyborze ofert Zamawiający będzie kierował się kryterium: najniższa cena.
6. WARUNKI STAWIANE WYKONAWCY ORAZ OŚWIADCZENIA I
DOKUMENTY JAKIE MA DOSTARCZYĆ WYKONAWCA W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW
- WARUNKI STAWIANE WYKONAWCY
6.1.1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
a) Wykonawca dysponuje odpowiednim potencjałem osobowym. Inspektor Ochrony Danych posiada co najmniej:
- szkolenia, kursy z zakresu RODO,
- wykształcenie wyższe (licencjat lub magister)
Inspektor ochrony danych powinien dysponować wiedzą i doświadczeniem, które pozwalają na rzetelne i profesjonalne wykonanie swoich zadań oraz posiadać odpowiednie kwalifikacje.
- WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
6.2.1. Każdy z wykonawców ma obowiązek złożyć wraz z formularzem oferty następujące oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu: a) wykaz osób - załącznik nr 2.
6.2.2. Po otwarciu ofert, a przed podpisaniem umowy, Zamawiający wzywa wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę o przesłanie w formie elektronicznej (mailem) oświadczenia IOD, które stanowi załącznik nr 1 do wzoru umowy. Powyższe oświadczenie należy dostarczyć w oryginale do Urzędu Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie przed podpisaniem umowy. Ponadto do wglądu należy dostarczyć dokumenty IOD dotyczące odbytych studiów szkoleń kursów wykształcenia.
7. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT
- Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
- Ofertę należy przygotować zgodnie z powyższym ogłoszeniem o zamówieniu.
7.3. Formularz oferty musi być sporządzony według wzoru formularza ofertowego
stanowiącego załącznik nr 1.
7.4. Wykonawca składa/przesyła ofertę w zamkniętej kopercie opisaną w następujący sposób:
-NIE OTWIERAĆ przed 5.12.2019 godziną 15:00, oferta na zadanie pod nazwą: „Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych przetwarzanych w Urzędzie Miasta
i Gminy Kąty Wrocławskie w 2019 – 2020 roku ."
- Do oferty (formularza ofertowego) należy załączyć następujące załączniki:
- dokumenty i oświadczenia o których mowa w pkt 6.2
- aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej;
- Zamawiający zaleca, aby ofertę wraz z wszelkimi załącznikami drukować na papierze formatu A4, złożyć na pół do formatu A5 i wysłać w kopercie C5 (powyższe pakowanie ułatwia archiwizację ofert zamawiającemu). Prosimy o nie bindowanie ofert oraz o niedołączanie wzoru umowy.
8. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERTY
- Oferty należy złożyć do 05.12.2019 roku do godziny 15:00 w formie: pocztą, kurierem lub osobiście w siedzibie Zamawiającego, Biuro Obsługi Klienta pokój nr 10
Liczy się data wpływu do Urzędu Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie
- Informacja dotycząca rozstrzygnięcia zapytania będzie zamieszczona na ???.
9. SPOSÓB OBLICZANIA CENY
- Podana cena musi zawierać cenę brutto (czyli zawierać podatek VAT).
- W cenę należy wliczyć zysk Wykonawcy, oraz wszelkie niezbędne koszty do realizacji zamówienia.
- Cena musi być podana w polskich złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
- Podana przez Wykonawcę cena jest ceną ryczałtową.
10. INFORMACJA O WYBORZE OFERTY / UNIEWAŻNIENIU POSTĘPOWANIA
- Zamawiający zamieszcza informację z wyboru najkorzystniejszej oferty / unieważnieniu postępowania na swojej stronie internetowej ???.
- Zamawiający informuje tylko Wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę -informacja jest wysyłana na adres mailowy wskazany w formularzu oferty.
- Pozostali Wykonawcy składający ofertę są zobowiązani do sprawdzania strony ??? Zamawiającego.
10.4. Zamawiającemu przysługuje prawo pozostawienia niniejszego postępowania bez
rozstrzygnięcia bez podawania uzasadnienia.
11. WYJAŚNIENIA TREŚCI OGŁOSZENIA (ZAPYTANIA WYKONAWCÓW)
- Wszelkie zapytania powinny być kierowane drogą mailową na adres wskazany w pkt 1,
- Odpowiedź zostanie umieszczona na stronie internetowej lub przesłana do Wykonawcy.
- Zapytanie należy przesłać nie później niż 24h przed terminem składania ofert. Zapytania wysłane w późniejszym czasie Zamawiający może pozostawić bez odpowiedzi.
12. INNE
- Wykonawcy składający oferty w powyższym postępowaniu zobowiązani są do śledzenia wszelkich zmian, wyjaśnień pojawiających się na stronie Zamawiającego.
- Wykonawca nie może mieć roszczeń w stosunku do Zamawiającego, w przypadku zmian w ogłoszeniu o zamówieniu i innych dokumentach zmienionych przed terminem otwarcia ofert.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
|
Załączniki :
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Osoba odpowiadająca za treść informacji
Łukasz Zbroszczyk Data wytworzenia:
21 lis 2019
Osoba dodająca informacje
Andrzej Krysmalski Data publikacji:
22 lis 2019, godz. 23:20
Osoba aktualizująca informacje
Andrzej Krysmalski Data aktualizacji:
23 lis 2019, godz. 08:00