Zaproszenie do składania ofert na realizacji zadania poniżej kwoty 30.000 EURO pt. "Sukcesywna sprzedaż wraz z dostawą materiałów biurowych, piśmienniczych oraz papierniczych na potrzeby zapewnienia ciągłości pracy Urzędu Miasta i Gminy w Kątach Wrocławskich w 2016r".

1. Informacje ogólne:

Gmina Kąty Wrocławskie zwana dalej Zamawiającym,  zaprasza do złożenia oferty, której celem jest wyłonienie Sprzedawcy materiałów biurowych, piśmienniczych oraz papierniczych na potrzeby Urzędu Miasta i Gminy w Kątach Wrocławskich.

2. Nazwa i adres Zamawiającego:

Gmina Kąty Wrocławskie, Rynek - Ratusz 1, 55-080 Kąty Wrocławskie.

3. Sposób porozumiewania się i osoby uprawnione do kontaktu :

Paweł Wojtecki tel. 71-3-907-220 , e-mail: or@katywroclawskie.pl

Zapytanie ofertowe zostało umieszczono na stronie BIP Zamawiającego tj. http://bip.katywroclawskie.pl/ w zakładce "Informacje" -> "Ogłoszenia" oraz wysłane drogą elektroniczną do kilku Oferentów.

UWAGA:

Zamawiający oczekuje, że Oferenci zapoznają się dokładnie z treścią dokumentu. Złożenie oferty będzie uważane za akceptację zasad prowadzenia postępowania opisanego w niniejszym dokumencie.

4. Podstawa prawna:

Zamówienie wyłączone spod stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013, poz. 907 z późn. zm.). Zamawiający dokona wyboru w formie zapytania ofertowego.

5. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest sprzedaż wraz z dostarczeniem materiałów biurowych w roku 2016, przy czym jako wyznacznik brane będą pod uwagę proponowane ceny jednostkowe materiałów biurowych wymienionych w formularzu ofertowym. Zamówione towary każdorazowo będą dostarczone do siedziby Zamawiającego na koszt Sprzedawcy w godzinach pracy Zamawiającego. Zaproponowane w ofercie ceny brutto wybranych materiałów Sprzedawca będzie musiał utrzymać do końca 2016 roku. Zamawiający wymaga dostarczania oryginalnych, fabrycznie nowych, nieużywanych, nieuszkodzonych i oryginalnie zapakowanych materiałów biurowych. Zamawiający dopuszcza stosowanie opakowań zastępczych w przypadku zakupu mniejszej ilości sztuk produktu niż mieści całe opakowanie. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakupu innych materiałów biurowych, które nie znajdują się w załączonej specyfikacji, po wcześniejszych negocjacjach cenowych z wyłonionym Sprzedawcą.

6. Termin realizacji zamówienia:

04.01.2016r. - 31.12.2016r.

7. Okres gwarancji:

Sprzedawca zapewnia gwarancje na dostarczone materiały biurowe i w przypadku ukrytych wad będzie dokonywał wymiany materiałów na nowe.

8. Warunki płatności:

Za dostarczone zgodnie z przekazywanym przez wyznaczonego pracownika zamówieniem Zamawiający będzie dokonywał płatności w ciągu 21 dni przelewem na rachunek Sprzedawcy.

9. Sposób przygotowania oferty:

Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim na "Formularzu ofertowym".

10. Wykaz dokumentów, jakie mają dostarczyć Oferenci w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:

1.   Wypełniony Formularz ofertowy,

2.   Parafowany wzór umowy,

3. Dokument poświadczający, że osoba podpisująca ww. dokumenty jest uprawiona do reprezentowania Oferenta.

11. Miejsce oraz termin składania oferty:

Ofertę wypełniona zgodnie z pkt. 9 należy przesłać pocztą na adres Zamawiającego z dopiskiem „Oferta na realizację zadania pt.: „Sukcesywna sprzedaż wraz z dostawą materiałów biurowych, piśmienniczych oraz papierniczych na potrzeby zapewnienia ciągłości pracy Urzędu Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie w roku 2016" nie otwierać przed 02.12.2015r. godz: 08:30” lub złożyć osobiście w Biurze Obsługi Klienta (pok. 10) Urzędu Miasta i Gminy w Kątach Wrocławskich, Rynek Ratusz 1, 55-080 Kąty Wrocławskie  nie później niż do dnia 02.12.2015r. do godz. 08.00.

Każdy Oferent może złożyć tylko jedna ofertę.

1. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

2. Zamawiający może zwrócić się do Oferenta o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Oferenta.

3. Zamawiający odrzuci ofertę niezgodną z przepisami prawa.

4. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta.

5. Obowiązkiem składającego ofertę jest wypełnić formularz „Formularz ofertowy”, parafować załączony wzór umowy oraz przedłożyć dokument poświadczający że osoba podpisująca ww. dokumenty jest uprawiona do reprezentowania Oferenta.

6. Termin związania ofertą - 30 dni od wyboru oferty.

12. Kryteria oceny oferty:

1. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę spełniającą warunki określone w zapytaniu ofertowym.

2. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się jednym kryterium:

Cena - 100% jako suma cen wszystkich wymienionych artykułów w grupach z uwzględnieniem ceny jednostkowej. Cena ofertowa brutto powinna zawierać wszystkie koszty i podatki związane z oferowaną realizacją zamówienia. Ostateczna cena powinna być liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, podana w złotych polskich brutto, cyfrowo i słownie z określeniem stawki podatku VAT. Cena może być tylko jedna i obowiązuje przez cały okres trwania umowy. Rozliczenia między Sprzedawcą, a Zamawiającym prowadzone będą wyłącznie w złotych polskich.

3. Wyłoniony Sprzedawca zostanie o wyborze powiadomiony na piśmie.

4. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej zgodnie z powyższymi zasadami, ze względu na złożenie ofert o takiej samej cenie, Zamawiający może zaprosić Oferentów do negocjacji. Oferenci  przystępując do negocjacji, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

13. Prawa Zamawiającego:

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia modyfikacji do Zapytania ofertowego.

2. O każdej zmianie Zamawiający będzie informował Oferentów poprzez umieszczenie informacji na stronie BIP zamawiającego tj. http://bip.katywroclawskie.pl/ w zakładce "Informacje" -> "Ogłoszenia".

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia procedury wyboru Wykonawcy bez podania przyczyny jeżeli zostanie to podyktowane interesem publicznym.

14.Załączniki:

1. Formularz ofertowy,

2. Wzór umowy.