Odpowiedzi na zadane pytania

Kąty Wrocławskie, dnia 2019-12-03

Znak sprawy: OR.142.1.2019

W odpowiedzi na zapytanie ofertowe na pełnienie funkcji inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie informujemy  :

1)   Treść pytania: Ilość lokalizacji (adres, adresy)?

Odpowiedź:

Ilość lokalizacji 2

Urząd Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie Rynek 1, 55-080 Kąty Wrocławskie

Biuro Obsługi - Smolec ul. Wierzbowa 9, 55-080 Kąty Wrocławskie

2)   Treść pytania:  Ilość wszystkich pracowników organizacji?

Odpowiedź:

Na dzień 01-12-2019 roku w Urzędzie Miasta i Gminy jest zatrudnionych 93 pracowników.

3)   Treść pytania: Ilość pracowników przetwarzających dane osobowe (lub posiadających upoważnienia)?

Odpowiedź: Ilość pracowników przetwarzających dane osobowe - 77 osoby.

4)   Treść pytania: Ilość komputerów (również przenośnych)?

Odpowiedź: Posiadamy 82 stacji roboczych w tym laptopów na których przetwarzane są dane osobowe.

5)   Treść pytania: Ilość procesów przetwarzania danych osobowych zawartych w rejestrze czynności przetwarzania (np. rekrutacja, obsługa klienta)?

Odpowiedź: W urzędzie jest prowadzony rejestr czynności przetwarzania danych posiadamy 53 rejestrowane zbiory .

6)   Treść pytania: Ilość komórek organizacyjnych różniących się zadaniami (np. Wydział kadr, Wydział IT, etc.)?

Odpowiedź: W urzędzie funkcjonuje 17 komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk.

7)   Treść pytania: Ilość systemów informatycznych przetwarzających dane osobowe (np. "Płatnik" etc.)?

Odpowiedź: Ilość systemów informatycznych przetwarzające dane osobowe - 15

8)   Treść pytania: Czy mają Państwo aktualnie powołanego IOD? Czy jest to firma zewnętrzna?

Odpowiedź:  Funkcje Inspektora Ochrony Danych pełniła osoba zatrudniona na umowy o pracę, w związku z jej rozwiązaniem prowadzone jest niniejsze postępowanie.

9)   Treść pytania: Czy mają Państwo funkcjonującą dokumentację polityki bezpieczeństwa informacji (instrukcja zarządzania systemami informatycznymi, rejestr

Odpowiedź: Urząd Miasta i Gminy posiada funkcjonującą dokumentację polityki bezpieczeństwa informacji zawierającą dokumenty wskazane w zapytaniu. W maju 2018 roku dokumentacja była aktualizowana i dostosowana do przepisów RODO. Zamawiający oczekuje, że wyłoniony w niniejszym postępowaniu Wykonawca dokona jej oceny we własnym zakresie i w razie konieczności będzie dokonywał jej aktualizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.

10) Treść pytania: Ile wizyt fizycznych Państwo wymagają w umowie (np. raz na miesiąc, na kwartał etc.). Jak to wygląda obecnie jeśli teraz obsługuje Państwa firma zewnętrzna?

Odpowiedź: Zgodnie z opublikowanym ogłoszeniem Inspektor Ochrony Danych jest zobowiązany przyjeżdżać do siedziby Urzędu Miasta i Gminy Kąty Wrocławskie minimum 2 razy w miesiącu na 6 godzin, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym najpóźniej na 7 dni przed spotkaniem. W pozostałym zakresie będzie  dostępny w dni robocze  od godz. 8.00 do 15.00 pod wskazanym numerem telefonu i adresem poczty elektronicznej.

11) Treść pytania: Jakim budżetem rocznym/miesięcznym (brutto) Państwo dysponują na realizację obsługi IOD?

Odpowiedź: Projekt budżetu został przekazany do biura Rady Miejskiej w celu procedowania, po uchwaleni budżetu przez Radę Miejska w Kątach Wrocławskich znana będzie kwota przewidziana na to zadanie w 2020 roku .

12) Treść pytania: Jaki budżet roczny/miesięczny (brutto) jest przeznaczany aktualnie na obsługę IOD, jeśli obsługuje Państwa firma zewnętrzna?

Odpowiedź: Nie dotyczy.

13) Treść pytania: Czy dopuszczają Państwo złożenie oferty w formie elektronicznej na adres email?

Odpowiedź: Zamawiający dokonuje zmian w zapytaniu ofertowym dopuszczając złożenie ofert w formie elektronicznej na adres sekretariat@katywroclawskie.pl